Gestión de tiempo (claves psicológicas y emocionales para conseguirlo)

Los días pueden pasar lentamente, repletos de estímulos, actividades, productividad y satisfacciones… pero también pueden pasar rápidamente y llegas a la cama con la sensación de que has perdido completamente el tiempo. ¡Qué difícil es la gestión de tiempo!

Y ante todo, ¿qué hace un psicólogo hablándote de gestión de tiempo? Aunque parece un tema más propio de la consultoría o del coaching (esto es algo que sí he abordado como coach en formaciones en el pasado), la verdad es que la gestión de tiempo es ante todo un aprendizaje psicológico.

Reflexiónalo: ¿a qué te lleva gestionar el tiempo de una forma u otra? Te lleva a sentir satisfacción o, por el contrario, ansiedad y angustia. A su vez, ¿qué hace que tu organización del tiempo sea una u otra? El estado emocional previo en el que estás.

Por esta razón la gestión de tiempo es imposible mediante agendas, softwares modernos, inteligencia artificial o con formaciones. Necesitamos profundizar en los factores psicológicos que te llevan a gestionar y organizar el tiempo de una forma u otra y aplicar cambios.

Por qué la gestión de tiempo es tan importante

La forma en la que gestionas el tiempo te lleva a unos resultados u otros no solo en relación a tu trabajo o proyectos, sino que son resultados emocionales.

El tiempo es un concepto relativo. Pasa de forma diferente para cada persona. Y no, esto no es por conceptos físicos ni por mecánica cuántica. Esto es simple y llanamente por emociones. ¿Cómo sientes que pasa el tiempo cuando vives con ansiedad y angustia? Rapidísimo. ¿Cómo sientes que pasa el tiempo cuando tienes planificación, organización y prioridades? Despacio.

Esto es lo que necesitamos para que aprendas a gestionar el tiempo (bien sea para tu vida personal, proyectos o parcela profesional). No pienses que existen fórmulas mágicas que sirvan para cualquier persona (esto es mentira), sino que se trata de aprender de ti.

La gestión de tiempo te lleva entonces al bienestar o al malestar. Es un factor más y trabajar con ello te ayudará a vivir mejor, con más paz y aceptación. Este es el objetivo más importante.Vamos a ver las principales claves que te llevan a ello.

Principales dificultades con la organización del tiempo

Cuando tenemos problemas con la gestión de tiempo solemos pensar que es porque eres una persona desorganizada, por falta de talento o

porque necesitas que alguien te enseño cómo hacerlo.

Nada de eso. El ser humano no es por naturaleza desorganizado. La forma en la que te organizas depende de aprendizajes. Una formación tampoco será una solución si los cambios que aplicas no se adaptan a tu personalidad. Profundiza ahora en cuál crees que es tu problema principal (luego vamos con las soluciones).

Prioridades y planificación

La gestión de tiempo depende ante todo de saber qué hacer, cuándo, cómo y dónde hacerlo. Para esto necesitas prioridades y para esto necesitas tomar decisiones. ¿Cuál es entonces el problema? Con la toma de decisiones.

No tomamos decisiones cuando sobre analizamos, cuando tenemos mil ideas pero no sabemos cuál es su prioridad, cuando no diferenciamos lo urgente de lo importante. Ante todo, lo que te lleva a la falta de decisión es el miedo y la inseguridad (a posibles fallos).

Falta de estructura

Nuestro comportamiento depende también de una estructura. Si tu estructura es súper estimulante y carece de reglas, será más caótica y esto hará que el tiempo se gestione peor (sentimos que “se va perdiendo”).

En el caso de que trabajes con personas en un lugar de trabajo ya tienes estructura (aunque a veces es también muy deficiente). Si trabajas de forma solitaria tú debes diseñar tu propia estructura (que depende de dónde trabajas, en un ambiente más o menos estimulante, los límites que pones en tu comunicación y relaciones personales para poder enfocarte, etc.).

Carácter de la persona

El carácter también influye mucho. Una mayor tendencia a la introversión o extraversión (que en realidad es una forma de procesar la información, fijo durante toda nuestra vida) condiciona totalmente tu forma de gestionar el tiempo.

Una persona introvertida necesita un contexto con menos estímulos donde pueda entrar en híper foco. Necesita menos tareas pero más enfocadas. Una persona extravertida gestiona el tiempo mejor si lo hace en un ambiente más estimulante, con más tareas y por tiempos más cortos.

Esto es un tema complejo que daría para otro artículo (o libro). Lo importante es que para que aprendas a gestionar el tiempo según tu personalidad debemos ver esto (es una parcela que siempre trabajo en un proceso de cambio, aprendizaje y terapia).

Claves para gestionar el tiempo

Vamos a ver ahora cuáles son las cuatro claves principales para aprender a gestionar el tiempo. Estas claves son genéricas, lo cual quiere decir que le sirven a cualquier persona. Sin embargo, se trata de cómo aplicarlas en tu caso concreto.

Recuerda: lo que funciona siempre es individualizado.

Objetivos concretos y cortos

Hoy día vivimos en la época de los objetivos grandilocuentes. Sin embargo, para que un objetivo sea real debe ser concreto, realista, práctico, y sobre todo corto.

Los objetivos a largo plazo se basan en la imaginación y el deseo, pero los cortos se basan en la realidad. Centrarte en objetivos cortos pero concretos te ayudará a dar pasos y esto te permite gestionar el tiempo mejor.

¿Y qué hacemos con los objetivos importantes?

Intenta que no superen un plazo máximo de 3 meses pero trata de ver qué objetivos cortos te llevan a ello. Imaginar y fantasear sí, pero si se trata de proyectos o trabajo, hagamos realidades.

Tiempos máximos vs tiempos mínimos

Estamos acostumbrados a vivir y trabajar según tiempos mínimos. Cuando estabas en la escuela eran 5 horas de clase como mínimo. En la oficina son 8 horas como mínimo. Y así con todo. ¿A qué te lleva esto? A estirar el tiempo.

Tiempos máximos quiere decir que tienes un tiempo máximo (y que no debes superar) para realizar una tarea (de 20, 30 o como máximo 45 minutos. Si la tarea te lleva más, utiliza periodos de descanso). Esto te ayuda a tener enfoque y cada te llevará a ser más eficiente.

Estímulos

Busca un ambiente que contenga la cantidad de estímulos que necesitas. ¿Se gestiona y organiza mejor el tiempo con música o sin música? ¿Con conversaciones o sin ellas? Pues depende.

Construye un lugar adecuado a tu personalidad con el objetivo de encontrar enfoque. Esto te ayudará a cumplir mejor con los tiempos máximos, cumplir pequeños objetivos y sentir logro. El tiempo pasa más lento (y por lo tanto puedes aprovecharlo más) cuando estamos en paz.

Toma de decisiones

Tomar decisiones es el resultado de gestionar de forma funcional nuestras emociones. Si piensas cuál es la mejor decisión es probable que no tomes ninguna.

Trata de tomar decisiones prácticas, concretas, que te lleven hacia un resultado realista.

¿En qué consiste tu proyecto o lo que quieres hacer? ¿Para qué sirve? ¿Cuál es el primer paso? ¿Qué otras decisiones te impiden dar ese paso?

Trata de filtrar y poner los límites necesarios para tomar decisiones prácticas y concisas.

Comunicación asertiva

Hablando de límites… para gestionar el tiempo de forma eficaz necesitas comunicarte de forma asertiva. Esto te ayuda a decir lo que quieres, lo que no quieres, lo que puedes o no, siempre a través de los límites.

Pero poner límites no es ser brusco. Puedes poner límites de forma amable, inmediata y concreta para mejorar tu gestión de tiempo. ¿A qué poner límites?

Te lleva a visitas inesperadas, que te lo consulten todo (en cualquier momento, sin que tengas un horario o momento para atender). Considera también las notificaciones del móvil o a los entretenimientos que te dispersan (pura interrupción).

Organiza, planifica, pon límites, decide, traza el camino y recórrelo según tiempos máximos, sabiendo diferenciar lo urgente de lo importante (lo urgente suele ser el resultado de lo que no ha estado planificado) y sobre todo… observa qué cambios emocionales deben existir en ti para hacerlo realidad.

Tener el tiempo de tu lado

Aprender a gestionar el tiempo te llevará entonces a sentir más paz, satisfacción y sobre todo a tener una mayor toma de consciencia sobre lo que necesitas.

El principal cambio que necesitas es psicológico y emocional. En primer lugar se trata de conocerte, saber cómo funcionas, cómo gestionas el tiempo ahora y cuáles son las dificultades. En segundo lugar, comenzar un proceso de cambio con un plan de acción concreto que te lleve a conseguir y a interiorizar esos cambios.

El objetivo es que un nuevo sistema a la hora de gestionar el tiempo forme parte de ti, en lugar de conseguir algunos cambios pero luego volver con la vieja forma de hacer las cosas.

Por este motivo me gusta acompañar a las personas de forma constante y no solo con sesiones esporádicas. Cuando todo funciona solo con sesiones perdemos información y oportunidades. Acompañando cada día y para cualquier necesidad, vamos aplicando los cambios que necesitamos en cada momento.

Este es mi trabajo como psicólogo y coach: acompañarte en un proceso de cambio práctico y profundo para que puedas conseguirlo al 100%. Si es lo que quieres, puedes hacer una sesión exploratoria conmigo y vemos qué ocurre y cómo podemos resolverlo.

Te envío muchos ánimos (y tiempo),

Rubén